In vielen Büros schreibt jemand Mails, Texte oder Formeln mit ChatGPT oder einem anderen KI-Werkzeug. Das Problem ist selten die KI selbst, sondern das Konto. Wer ein privates, kostenloses Konto nutzt, gibt Firmendaten an einen Dienst, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat.
Welche Daten gehören nicht in den Chat?
- Personenbezogene Daten von Kunden, Patienten oder Mitarbeitenden: Namen, Adressen, Gesundheitsdaten, Gehälter.
- Zugangsdaten: Passwörter, Lizenzschlüssel, API-Schlüssel.
- Vertrauliches: Angebote, Verträge, Kalkulationen, unveröffentlichte Zahlen.
- Fremde Geheimnisse: Unterlagen von Kunden oder Lieferanten, die unter Geheimhaltung stehen.
Privates Konto oder Firmenkonto?
Bei privaten Konten können Eingaben ins Training künftiger Modelle fließen, wenn man das nicht in den Einstellungen abschaltet. Bei den Geschäftsangeboten sagen die Anbieter zu, Firmendaten nicht zum Training zu nutzen. Dazu kommen Anmeldung mit dem Firmenkonto und eine zentrale Verwaltung.
- Microsoft 365: Copilot Chat ist in Microsoft 365 enthalten. Wer sich mit dem Firmenkonto anmeldet, bekommt den Unternehmens-Datenschutz von Microsoft, Eingaben werden laut Microsoft nicht zum Training genutzt.
- ChatGPT: Für Firmen gibt es die Tarife Business, früher Team, und Enterprise. OpenAI sagt für seine Geschäftsangebote zu, nicht mit Firmendaten zu trainieren.
- Andere Anbieter haben vergleichbare Geschäftstarife. Entscheidend ist immer: Firmenkonto statt Privatkonto.
Die KI-Regel auf einer Seite
Eine Richtlinie muss nicht lang sein. Für den Anfang reichen fünf Punkte:
- Erlaubte Werkzeuge: Welche KI-Dienste mit welchem Konto erlaubt sind, etwa nur Copilot mit dem Firmenkonto.
- Verbotene Daten: die Liste von oben, kurz und konkret.
- Prüfen vor Verwenden: KI erfindet manchmal Fakten, Zahlen und Quellen. Jeder Text wird vor dem Versand gelesen.
- Verantwortung: Wer einen KI-Text verschickt, steht dafür gerade, nicht die KI.
- Ansprechpartner: Wer neue Werkzeuge freigibt und Fragen beantwortet.
Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act außerdem, dass Firmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sorgen. Eine kurze Schulung zur eigenen Regel ist dabei ein guter erster Schritt.
Schatten-KI: Verbieten hilft nicht
Ein pauschales Verbot führt meist dazu, dass Mitarbeitende heimlich private Konten nutzen. Besser ist ein freigegebenes Werkzeug, das gut genug ist, und eine Erklärung, warum die Regeln gelten. Technisch lässt sich das absichern: Anmeldung nur mit dem Firmenkonto und eine Browser-Richtlinie, die nicht freigegebene KI-Dienste sperrt.
Kurz gesagt
Das Risiko ist nicht die KI, sondern das private Konto. Geben Sie ein Werkzeug mit Firmenkonto frei, schreiben Sie eine Seite Regeln und schulen Sie kurz. Wer Microsoft 365 nutzt, kann mit Copilot Chat sofort starten. Wir helfen bei Auswahl, Einrichtung und Schulung.